Ключові обов'язки

1. Організація документообігу
● Реєстрація: Приймання, первинна обробка, реєстрація та розподіл вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції (наказів, розпоряджень, службових записок, звітів) відповідно до встановлених норм та стандартів.
● Створення документів: Оформлення, друк та підготовка проєктів службових документів, листів та звітів за вказівкою керівника.
● Систематизація: Формування та ведення справ (номенклатура справ), забезпечення належного зберігання архівних та поточних документів.
● Контроль виконання: Здійснення контролю за строками виконання документів та доручень керівника, інформування про їхнє дотримання.
2. Адміністративна підтримка
● Облік: Ведення обліку службових посвідчень, печаток, штампів та бланків суворої звітності.
● Забезпечення канцелярією: Замовлення, облік та видача канцелярських товарів, забезпечення робочого місця керівника необхідними матеріалами.
● Комунікація: Організація телефонних переговорів, прийом та передача службової інформації.
● Організація прийому: Організація прийому відвідувачів, реєстрація їхнього прибуття та направлення до відповідних посадових осіб.
3. Інформаційна безпека
● Конфіденційність: Забезпечення режиму секретності та конфіденційності при роботі з документами, що містять обмежену інформацію (службова таємниця, "для службового користування" – ДСК).
● Архівування: Підготовка справ до передачі в архів, опис та забезпечення їхнього схоронності.

Вимоги до кандидата

1. Освіта та професійні знання
● Освіта: Повна або базова вища освіта (бажано юридична, гуманітарна або діловодство/документознавство).
● Досвід: Досвід роботи на аналогічній посаді (діловод, секретар, помічник керівника) від 1 року.
● Законодавство: Знання чинних нормативно-правових актів та стандартів щодо ведення діловодства та архівної справи (ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг", тощо).
● Офісні програми: Впевнене володіння пакетом програм MS Office (Word, Excel, Outlook) на високому рівні, швидкий набір тексту.
2. Навички та кваліфікація
● Діловодство: Знання основних правил та вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчої документації.
● Систематизація: Вміння організовувати та підтримувати ефективну систему зберігання та пошуку документів.
● Грамотність: Відмінне володіння державною мовою (усна та письмова грамотність, знання ділової лексики).
● Службовий етикет: Знання правил ділового спілкування та етикету.
3. Особисті якості
● Організованість: Висока організованість, увага до деталей та скрупульозність.
● Відповідальність: Відповідальність та пунктуальність, вміння дотримуватися встановлених термінів.
● Конфіденційність: Високий рівень порядності та вміння зберігати службову таємницю.
● Багатозадачність: Здатність працювати з великим обсягом інформації та переключатися між завданнями.

Буде перевагою

● Досвід роботи в державній чи військовій структурі.● Досвід роботи з системами електронного документообігу (СЕД).● Знання англійської мови на рівні, достатньому для листування.● Навички стенографування або швидкого конспектування нарад.

Умови

● Мобілізація до кінця воєнного стану або служба за контрактом.● Можливість переведення чинних військовослужбовців за згодою безпосереднього командира.● Грошове забезпечення до 125 000 гривень залежно від місця служби.● Забезпечення формою, засобами індивідуального захисту та повноцінним харчуванням.● Перспектива кар’єрного росту та розвиток лідерських навичок.● Гарантована щорічна відпустка тривалістю 30 днів.● Соціальний захист.